ระบบอัตโนมัติสำหรับฝ่ายบุคคล: จากรับสมัครถึงพ้นสภาพพนักงาน

ระบบอัตโนมัติ HR คือการให้ระบบทำงานซ้ำของฝ่ายบุคคลแทนคน ตั้งแต่คัดใบสมัคร นัดสัมภาษณ์ รับพนักงานใหม่ บันทึกวันลา รวมข้อมูลสำหรับทำเงินเดือน ไปจนถึงขั้นตอนเมื่อพนักงานลาออก ฝ่ายบุคคลยังเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องคน แต่ไม่ต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำในหลายไฟล์ และไม่ต้องตามเอกสารทางอีเมลทีละคน

บทความนี้แบ่งงานของฝ่ายบุคคลตามช่วงชีวิตของพนักงาน 3 ช่วง และอธิบายว่าแต่ละช่วงมีงานไหนที่ทำอัตโนมัติได้ และงานไหนยังต้องใช้คน

ช่วงรับสมัครและรับพนักงานใหม่

ช่วงรับสมัครเป็นช่วงที่มีงานซ้ำมากที่สุด ระบบรับใบสมัครจากหลายช่องทางมาเก็บไว้ที่เดียว คัดใบสมัครเบื้องต้นตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น วุฒิการศึกษาหรือประสบการณ์ แล้วส่งลิงก์ให้ผู้สมัครเลือกเวลาสัมภาษณ์เอง ฝ่ายบุคคลไม่ต้องโทรนัดทีละคน

เมื่อรับพนักงานแล้ว ระบบส่งรายการเอกสารที่ต้องเตรียมให้พนักงานใหม่ แจ้งฝ่าย IT ให้เตรียมบัญชีอีเมลและเครื่องคอมพิวเตอร์ และแจ้งหัวหน้างานถึงวันเริ่มงาน ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกที่รับพนักงานหน้าร้านพร้อมกันหลายสาขา สามารถส่งเอกสารและตารางอบรมให้พนักงานใหม่ทุกคนได้ในครั้งเดียว

ช่วงระหว่างทำงาน

งานประจำในช่วงนี้คือการลา การลงเวลา และการประเมินผล ระบบช่วยได้ดังนี้

• พนักงานยื่นใบลาผ่านมือถือ ระบบส่งให้หัวหน้าอนุมัติ และหักวันลาคงเหลือให้ทันที

• ระบบรวมข้อมูลลงเวลาและการลา แล้วส่งต่อให้ระบบเงินเดือน (Payroll) โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลเอง

• ระบบเตือนหัวหน้างานเมื่อถึงรอบประเมินผล และติดตามแบบประเมินที่ยังไม่ส่ง

• ระบบเตือนวันครบทดลองงานและวันหมดอายุของเอกสาร เช่น ใบอนุญาตทำงาน

ตัวอย่างเช่น โรงงานที่มีพนักงานทำงานเป็นกะ ฝ่ายบุคคลมักใช้เวลาหลายวันทุกสิ้นเดือนเพื่อตรวจข้อมูลลงเวลาเทียบกับใบลา เมื่อระบบรวมข้อมูลให้ งานที่เหลือคือตรวจเฉพาะรายการที่ไม่ตรงกัน

ช่วงพ้นสภาพพนักงาน

เมื่อพนักงานลาออก มีงานของหลายฝ่ายที่ต้องทำให้ครบ ระบบสร้างรายการงานให้แต่ละฝ่ายโดยอัตโนมัติ เช่น ฝ่าย IT ปิดบัญชีและเรียกคืนอุปกรณ์ ฝ่ายบัญชีคำนวณเงินที่ต้องจ่ายครั้งสุดท้าย และหัวหน้างานจัดการส่งมอบงานต่อ ฝ่ายบุคคลเห็นสถานะของทุกงานในหน้าเดียว

ช่วงนี้มีเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องระวัง ระบบควรกำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูลของพนักงานที่ลาออก และจำกัดผู้ที่เข้าถึงข้อมูลได้ตามแนวทางของ PDPA

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบอัตโนมัติ HR ทำอะไรได้บ้าง

ทำงานซ้ำของฝ่ายบุคคล เช่น คัดใบสมัคร นัดสัมภาษณ์ ส่งเอกสารให้พนักงานใหม่ อนุมัติวันลา รวมข้อมูลลงเวลา และสร้างรายการงานเมื่อพนักงานลาออก

ต้องเปลี่ยนระบบเงินเดือนที่ใช้อยู่หรือไม่

ไม่จำเป็น ส่วนใหญ่เชื่อมระบบอัตโนมัติเข้ากับระบบเงินเดือนเดิมผ่านช่องทางเชื่อมต่อระหว่างระบบ (API) หรือส่งไฟล์ตามรูปแบบที่ระบบเดิมรับได้

ควรเริ่มจากงานไหนก่อน

เริ่มจากงานที่ทำทุกเดือนและใช้เวลามาก เช่น การรวมข้อมูลลงเวลาและการลา เพราะเห็นเวลาที่ลดลงได้ชัดตั้งแต่เดือนแรก

สรุป

ระบบอัตโนมัติ HR ช่วยฝ่ายบุคคลได้ตลอดช่วงชีวิตของพนักงาน ตั้งแต่รับสมัคร ระหว่างทำงาน จนถึงพ้นสภาพ โดยคนยังเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจ

สำหรับผู้บริหาร ควรเริ่มจากงานที่ทำซ้ำทุกเดือนและเห็นผลชัด แล้วค่อยขยายไปช่วงอื่น หากต้องการรู้ว่าฝ่ายบุคคลขององค์กรควรเริ่มจากจุดไหน ทำแบบประเมิน 5 นาที